Hace unos meses hemos integrado un gestor de Reservas de Visitas online para uno de los proyectos con los que trabajamos. De forma sencilla y rápida, hemos integrado en la página de WordPress del cliente, un eficaz y económico sistema de gestión de reservas que sin duda ayudará a la hacer más eficiente el proceso de reservas.

Para nuestro cliente, una importante fuente de financiación, así como un elemento clave de su promoción y difusión, son las visitas guiadas a su yacimiento arqueológico. Hasta el momento, el proceso de reserva de entradas se realizaba siempre vía telefónica, en la que una persona atendía el teléfono en un horario de 8 horas laborales (de lunes a viernes). Al recibir una llamada, cotejaba con el calendario de visitas e iba asignado posibilidades y reservando. También atendía cambios, problemas que pudiesen surgir, así como modificaciones y cancelaciones en las reservar realizadas (vamos, el trabajo de una persona). Todo ello era realizado de una forma muy manual, si ningún tipo de software. El problema surge cuando el volumen de visitas empezó a crecer.

No había un presupuesto elevado, pero nos consultaron qué se podía hacer. Promoción Cultural sugirió un plugin sencillo de los que podemos encontrar en WordPress, un plugin Premium y de Pago especialmente creado para cubrir, de una forma sencilla pero muy eficiente, las reservas online a través de una página de WordPress. Tras un estudio de las necesidades del cliente, así como de su forma de trabajo, se dedicaron 15-20 horas de desarrollo y personalización del plugin así como su integración en la web del cliente.

El cliente marcaba algunas directrices claras para el funcionamiento de la Reserva. Aspectos clave para el mismo era:

  • Limitación en el número de visitas por horas
  • Diferentes tipos de entrada (adultos, menores de 14 años)
  • Abono del folleto informativo
  • Envío vía email de información de cada reserva
  • Pago online de la reserva

Promoción Cultural integró el plugin y lo configuró según estas necesidades del cliente. Hoy en día está a pleno funcionamiento, con un sistema que no necesita mantenimiento, salvo renovar anualmente el plugin y las posibles incidencias que puedan surgir por alguna actualización.

Para el cliente, el gran éxito de este plugin no fue la sistematización del proceso de reservas, sino la liberación de la persona que se encargaba de la gestión de reservas. Esta persona pudo dedicar su tiempo en el trabajo con los grandes grupos (colegios e institutos) multiplicando, por ambos cauces, el volumen de visitas.

Ventajas

  • Servicio 24 horas / Siete días a la semana
  • Reducción del coste de tiempo de la persona dedicada a reservas
  • La persona de Reservas se centrará simplemente en incidencias y cambios
  • Gestión automatizada que permite hacer varias reservas a la vez
  • Fácil mantenimiento
  • Inversión mínima. Estamos hablando que por menos de 1.000€ se puede integrar este servicio (el precio depende del nivel de personalización y complicación en las opciones de reservas)
  • Sistematización del proceso de reservas a través de una aplicación (se deja de funcionar con una libreta de reservas) que da acceso a poder controlarlo y gestionarlo por otros usuarios.

Desventajas

  • Gestión Online (hay clientes que siempre prefieren hacer las reservas vía telefónica).
  • Si hay problemas con la página web del cliente, va a afectar a las reservas. Casos como caídas del servidor, mal funcionamiento de la página web… afectarán también al servicio de venta de visitas.