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A la hora de organizar una rueda de prensa con éxito, deberemos prestar atención a varios elementos, tanto antes, durante como tras la realización de la misma.

Antes de la Rueda de prensa

Quizás se la parte más importante y compleja de la que dependa el éxito de la rueda de prensa en sí misma

  • ¿Tenemos algo realmente que comunicar? Esta debe ser la primera pregunta que nos tenemos que hacer ya que de ella surgirá el éxito de la misma. Debemos ser realistas
  • Tener una Base de Datos de medios actualizada: esto tiene que ser una herramienta ya creada y actualizada, ya que las redacciones cambian mucho de un año para otro
  • Realizar unos sondeos previos entre los medios que consideramos más importantes previamente a enviar la nota de prensa. Se trata de contactar con algunos medios que consideramos clave para el éxito de la rueda de prensa y ver su disponibilidad. A veces tras estos contactos, se puede variar la fecha u horario para facilitar su asistencia.
  • Crear una nota de prensa interesante, haciendo el motivo de la rueda de prensa en noticiable. Te adjunto el link sobre cómo hacer una nota de prensa en cultura
  • Preparar un dossier informativo: todo lo que se vaya a decir el día de la rueda de prensa en bueno tenerlo en escrito o en una memoria USB para poder entregarlo físicamente a los asistentes
  • Preparar una presentación atractiva, sencilla y corta: que apoye las palabras del orador y ayude a fijar las ideas principales
  • El horario: es importante elegir el día y la hora de la rueda de prensa, especialmente para evitar que choquen con otras noticias importantes que nos puedan quitar resultados y visibilidad (revisar el calendario para analizar cosas como si hay eventos deportivos, temas políticos relevantes…siempre es una ayuda)
  • La Elección de portavoz: es importante, si podemos elegir quién va a realizar la presentación, sepa hablar en público y que tenga experiencia.

 

Durante la Rueda de Prensa

Llegado el día de la rueda de prensa, deberíamos tener varias ideas presentes

  • Un espacio adecuado para la presentación: ni grande ni pequeño (ajustado al aforo previsto), limpio, organizado, con espacio para que los medios puedan sentarse o mantenerse de pie.
  • Logística: es lugar elegido para realizar la rueda de prensa debe tener buenas comunicaciones con transporte público o por carretera. También se debe facilitar un parking
  • Chequear elementos técnicos: comprobar una vez más que todos los elementos técnicos funcionan: audio, luces, micros, sonido, presentación, baterías de equipos…cuantas veces hemos tenido un problema con esto.
  • Realizar un control de accesos para acreditar a los medios. Esto facilita la posibilidad de obtener nuevos contactos y de saber qué medios no han venido (para enviar la información por email)
  • Tener montado una pequeño coffee para los medios que se acrediten: siempre es bueno que los periodistas tengan l posibilidad de tomar algo sencillo y barato. Facilitará que se animen a asistir a otra rueda de prensa futura.
  • Realizar una rueda de prensa amena y concreta. Que sea interesante y no muy larga. Evita datos técnicos, frases largas y complejas

 

Tras la rueda de prensa

  • Seguimiento de la respuesta en medios: el día posterior y siguiente deberemos revisar los medios buscando las repercusión y presencia de nuestra rueda de prensa.
  • Contactar con los medios importantes que no han aparecido: para preguntar el motivo y facilitarles toda la información por email o correo postal.
  • Con la información anterior recabada en internet, radio, medios escritos, televisión… prepararemos un clipping, en el que incluiremos todas la presencia y valoraremos el éxito de la rueda de prensa.
  • Presentación de resultados. Deberemos tener una presentación o resumen ejecutivo en el que poder presentar los resultados de la rueda de prensa a nuestros superiores. La información debe ser la fundamental, principales medios, costes de la acción y beneficios cuantitativos y cualitativos obtenidos.
  • Contactar con los nuevos contactos: ver si esos nuevos contactos son interesantes y si lo son, intentar empezar a construir relaciones. Invitar a un café puede ser una buena forma de iniciar una relación.
  • Actualizar y mantener la Base de datos utilizada.